Cara Mengurus Sertifikasi ISO 9001:2015

Seiring dengan banyaknya pertanyaan tentang bagaimana langkah-langkah mengurus sertifikasi ISO 9001:2015, maka artikel kami ini akan memberikan gambaran pengurusan tersebut.

Seperti yang kita ketahui bahwa sertifikasi ISO 9001:2015 hanya dikeluarkan oleh lembaga/ badan sertifikasi resmi. Di Indonesia terdapat banyak badan sertifikasi resmi yang dapat mengeluarkan sertifikat ISO 9001:2015. Meski demikian, sebaiknya pilihlah lembaga sertifikasi yang terakreditasi oleh Badan Akreditasi ISO.

ISO 9001:2015

Untuk dapat mengajukan sertifikasi ISO 9001:2015 ke badan sertifikasi maka perusahaan/organisasi harus memenuhi persyaratan berikut, antara lain:

1. Menerapkan sistem manajemen mutu IS0 9001:2015
2. Lulus audit sertifikasi

Bila perusahaan /organisasi telah menerapkan ISO 9001:2015, organisasi atau perusahaan dapat  mengajukan permohonan untuk diaudit ke lembaga sertifikasi yang dikehendaki. 

Pada ISO 9001 sebelumnya (2008),  badan sertifikasi akan meminta perusahaan untuk mengirimkan dokumen ISO 9001 seperti  pedoman mutu, kebijakan mutu, sasaran mutu, 6 prosedur wajib, prosedur kerja departemen / bagian, bukti pelaksanaan internal audit dan rapat tinjauan manajemen. Namun pada ISO 9001:2015 ini sedikit berbeda. 

Sebelum dilakukan proses audit, badan sertifikasi akan meminta informasi-informasi (documented information) yang membuktikan perusahaan telah menerapkan ISO 9001:2015, seperti :

1. Dokumen konteks organisasi.
2. Identifikasi Isu pihak internal dan eksternal. 
3. Identifikasi kebutuhan dan harapan pihak-pihak yang berkepentingan (Stake Holder)
4. Laporan Risk Register.
5. Kebijakan Kualitas (Quality Policy).
6. Quality Objective.
7. Bukti internal audit.
8. Management review.
9. Serta beberapa prosedur/informasi tertulis terkait dengan core process (proses inti). 

Tidak ada lagi keharusan mengirim 6 Prosedur Wajib dan Pedoman Mutu (manual). Namun perusahaan dapat saja menempatkan konteks organisasi dalam dokumen yang disebut pedoman mutu atau manual perusahaan.

Jumlah hari dan waktu yang dibutuhkan untuk audit sertifikasi ditentukan oleh ruang lingkup, jumlah karyawan dan bidang pekerjaan dari perusahaan/organisasi. Secara teknis, audit sertifikasi dilakukan dalam 2 stage:

• Stage 1, tahap ini bertujuan memeriksa pemenuhan persyaratan dokumentasi, oleh beberapa lembaga sertifikasi stage 1 ini biasanya dilakukan Off site, tidak perlu datang ke perusahaan namun perlu dipertimbangkan urgency-nya.
• Stage 2, untuk memeriksa pemenuhan persyaratan implementasi secara keseluruhan di perusahaan/organisasi. Biasanya di dalam stage 2 ini di lakukan audit lapangan atau audit site di perusahaan, namun ditengah situasi pandemik Covid 19 ini untuk audit stage 2 bisa dilakukan secara remote atau audit online. Syarat dan ketentuan pelaksanaan audit online ini ditentukan oleh kebijakan dari lembaga sertifikasi masing-masing. 

Bila tidak ditemukan kegagalan major pada saat audit dan semua kegagalan minor & observasi telah dilakukan perbaikan maka perusahaan/organisasi dapat dinyatakan lulus sertifikasi ISO 9001:2015. Sertifikat akan diterbitkan oleh badan sertifikasi  rata-rata 1 bulan setelah semua temuan diperbaiki. 

Sertifikat ISO 9001:2015 berlaku untuk 3 tahun. Di antara 3 tahun itu, badan sertifikasi akan melakukan audit surveillance 6 bulan sekali atau satu tahun sekali untuk memastikan konsistensi penerapan ISO 9001:2015 di perusahaan/organisasi. Setelah 3 tahun, perusahaan/ organisasi akan diaudit re-sertifikasi, untuk pembaharuan dan perpanjangan sertifikat.

Besarnya biaya sertifikasi ISO 9001:2015 tergantung bidang pekerjaan dan, ruang lingkup dan besarnya perusahaan/organisasi.  Dan setiap badan sertifikasi pun memiliki standar harga yang berbeda-beda pula. Setidaknya sebuah perusahaan yang akan melakukan sertifikasi ISO 9001:2015 harus mempersiapkan :

• Biaya audit sertifikasi

Dikeluarkan di awal pengajuan sertifikasi

•  Biaya audit surveillance

Dikeluarkan menjelang surveilance (6 bulan sekali atau setahun sekali).

Dalam penerapan ISO 9001:2015 mendapatkan Sertifikat ISO 9001:2015 bukanlah perjalanan akhir, namun merupakan langkah awal demi meningkatkan kinerja dan produktifitas di organisasi atau perusahaan dengan menerapkan sistem manajemen ISO secara konsisten dan berkesinambungan.

Untuk mengetahui lebih lanjut perihal lembaga sertifikasi ISO yang terpercaya dan sesuai dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan bisa menghubungi Jumbo Consulting +62 812357 92800 dan dapatkan penawaran yang terbaik untuk perusahaan dan organisasi Anda.

Ditulis oleh : Trio Pamungkas.

Penulis adalah seorang konsultan bisnis dan sistem manajemen ISO/Mutu. Memiliki keahlian khususnya di bidang sistem manajemen, human resource dan accounting finance. Untuk layanan seputar bisnis dan konsultasi sistem manajemen ISO, silahkan hubungi triopamungkasjjbf@gmail.com